Matriz & Copia autorizada & Copia simple
Lo que más me sorprendió al llegar al mundo de la notaría fue saber que el original que firman los clientes nunca va a parar a sus manos, algo lógico para quien trabaje en este mundo, pero inverosímil para el resto de los mortales.
Muchos clientes me llaman con la misma cuestión, preguntándome por su original, y ante ello debo de explicarles lo siguiente:
Lo que usted llama original, es una COPIA AUTORIZADA, que actúa como original ante todos los efectos, pero en él no verá reflejada su firma pues el documento con dicha firma se queda siempre en la Notaría, custodiado, para que usted o cualquiera que justifique su interés legítimo (bien porque haya comparecido en ella, demostrando que es heredero de algún bien, habiéndose subrogado a un préstamo al promotor, etc…), en cualquier momento y ante cualquier necesidad pueda solicitar una copia de la misma.
Ese original se denomina MATRIZ.
Este documento, como hemos comentado, queda custodiado por el Notario autorizante, y una vez que éste deje de ejercer, el Colegio Notarial se lo asignará a otro Notario.
Posteriormente los protocolos con más de 25 años de antigüedad son llevados al Colegio Notarial el cual los custodiará de ahí en adelante. Se solicitarán las segundas copias a quien custodie el protocolo en ese momento.
Independientemente de esta información El Colegio siempre está disponible para dar información sobre quien custodia el protocolo de cualquier Notario.
Otra pregunta muy común, al encargar una segunda copia, es qué diferencia hay entre una COPIA SIMPLE y una COPIA AUTORIZADA.
La COPIA SIMPLE es esencialmente informativa, es para saber el contenido de la escritura, puede ser útil para conocer el contenido del testamento antes de fallecer, por si se necesita hacer uno nuevo, en los préstamos para conocer la cláusula suelo o que facultades tiene un poder que hayas concedido.
La COPIA AUTORIZADA por el contrario, y como hemos comentado anteriormente, es el original a todos los efectos, es la que se inscribe en el registro, el que se utiliza para hacer cualquier trámite como apoderado de una persona, etc…
Isabel